Digitale Signatur für Fitness Studios

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Digitale Signatur für Fitness Studios

4. Februar 2018 Anwendungsfälle 0

Sie sind Eigentümer eines oder mehrer Fitness Studios und fragen sich was bringt mir eine digitale Signatur?

Status Quo

Aktuell kommt ein neues Mitglied zu Ihnen in eines der Studios und lässt sich beraten und macht dann vor Ort einen Vertrag, der dem Kunden in Papierform mitgegeben wird. Im nächsten Schritt wird der Vertrag gescannt und dann digital abgelegt. Wenn der Kunden dann eine Vertragsänderungen möchte, muss der Vertrag herausgesucht werden und dem Kunden dann zu weiteren Unterzeichnung vorgelegt werden, ebenso bei Änderungen die die Zustimmung des Kunden bedürfen. Aus diesem Prozess werden aber neue Prozesse angestossen, die aktuell in einem manuellen Workflow abgearbeitet werden, wie SEPA Mandat für den Monatsbeitrag, Ausweis erstellen und übersenden oder aushändigen … .

Das bietet Ihnen das neue System, so könnte der Prozess in Zukunft ablaufen

Ihr neuer Kunde kommt in eines ihrer Studios, und erhält den jeweils aktuellen Vertrag oder Fragebogen in digitaler Form aus ihrem eigenen Cloudspeicher. Im Haus könnte so der Mitarbeiter einfach das Tablet reichen und der Neukunde oder auch Vertragsverlängerer könnte einfach ausfüllen, braucht dazu keinen Account anlegen sondern einfach ausfüllen und signieren. Das alles kostet den Kunden nichts!

Alternativ sendet ihr Mitarbeiter dem Neukunden einen sogenannten Umschlag, der alle Transaktionen enthält, die für das Bearbeiten der Antragsprozesses erforderlich sind.

– Antragsformular (Personendaten)
– Vertragsformular
– SEPA Formular
– Zusatzvereinbarung Getränke während es Trainings ….

Der Kunde kann die Formulare und Verträge Zuhause bequem mit seinen Tablet, Handy, Notebook, PC oder Mac ausfüllen. Das komplette Vorgang geschieht auf einem sicheren Server der mittels ein einem privaten und öffentlichen Schlüssel, alle Informationen auf dem Server rechtssicher dokumentiert bis zur notwendigen digitalen Unterschrift.

Ein interessanter Nebeneffekt ist es, dass die Verträge digital 7 Jahre zur Verfügung stehen. DocuSign, unser Technologiepartner, garantiert, dass die Daten im Nachhinein nicht mehr verändert werden können. Es kommt nach dem sogenannten elDAS ein rechtsgültiger Vertrag zustande.

Die ausgefüllten Daten können, wenn gewünscht, für weitere Abläufe genutzt werden, wie die Weiterleitung an die Buchhaltung, die erst nach Unterschrifterteilung das Cuvert zu weiteren Bearbeitung erhält. Dort kann dann die erteilte SEPA Einzugsermächtigung digital übernommen werden und und und …

Weitere Interessante Features

Alle diese Schritte gesehen in einem digitalen Workflow, es besteht die Möglichkeit für zu sehen, wann der Neukunde den Vertrag geöffnet hat und wann er ihn unterzeichnet hat. Hier kann definiert werden, dass der Neukunde nach 3 Tagen nochmals die Aufforderung erhält den Vertrag zu unterzeichnen. Sie, von der Betriebs- und Verkaufsleitung, haben den Überblick in welcher Phase die Neuverträge oder Vertragserweiterungen in allen Studios befinden. Welcher Verkäufer der Beste ist etc.

Sollte ich Ihr Interesse geweckt haben, dann würde ich Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch weitere Details dieser neuen technologischen Lösung verraten.

Ihre Vorteile im Überblick:

– Zeitersparnis durch einen durchgehenden digitalen Worflow
– Kostenersparnis Druckkosten, Verwaltungskosten…
– Simple Methode eine rechtsgültige digitale Unterschrift unterverträge zu erhalten

– Rechtssicherheit für ihr Unternehmen
– digitale Speicherung für lange Jahre
– Zertifikat als Beleg für den unterschriebenen Vertrag
– gerichtssicher Beleg für eventuelle Streitigkeiten