Digitale Signatur für Verlage

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Digitale Signatur für Verlage

5. Februar 2018 Anwendungsfälle 0

Als Verlag und Druckerei bekommen sie immer wieder mit Bilder und Texte übermittelt, die ggf. Rechte  Dritter aufweisen. Die höchstrichterlich Rechtsprechung lässt keinen Spielraum, was bei einer Nichtbeachtung von Rechten Dritter für Unannehmlichkeiten, Strafen und Kosten für den Verlag, die Agentur oder den Kunden kommen können.

Das muss nicht sein!

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, durch die Einführung einer elektronischen Signatur (Unterschrift) ihren Workflowprozess rechtssicher zu gestalten! Dieser Prozess können Sie mühelos in die vorhandene IT-Struktur integrieren können, da weder Software noch Hardware angeschafft werden muss.

Wir bieten Ihnen Rechtssicherheit.

Status Quo

Als Werbetreibender bekommt man von einem Verlag die Aufforderung einen Text oder ein Bild oder ggf. eine komplette Anzeige in einem Format zu senden. In einer E-Mail wird man ggf. aufgefordert zu bestätigen, dass man die Rechte über die Bilder oder Texte besitzt. Ein einfaches zurücksenden reicht ihnen dann schon aus.

Besser wäre folgendes Vorgehen:
Der Kunden erhält nach seiner Beauftragung einen sogenannten digitalen Umschlag, der alle Unterlagen zum Ausfüllen digital enthält. So wird der Druckauftrag rechtssicher unterzeichnet! Dazu verwenden die Mitarbeiter aus dem Vertrieb die aktuellen Vorlagen aus ihrem Cloudspeicher. Ist der Mitarbeiter vor Ort kann er dem Kunden einfach sein Tablet reichen oder aber den digitalen Umschlag beispielsweise sofort nach dem Telefonat senden. Der Kunden kann dann kinderleicht welcher überall mittels Handy, Tablet, PC oder Mac Apps, MS Office, Google etc. den Auftrag entweder fertig ausgefüllen oder einfach nur digital signieren (unterschreiben).

Rechtssichheit gibt ihnen, als Verlag, Druckhaus oder Agentur das elDAS, ein EU-Gesetz, welches rechtsgültige Verträge zustande kommen lässt!

Dieser Vorgang spart ihnen Zeit und damit Geld.

Im Jahr 2018 wird es noch die Möglichkeit geben, dass Ihre Kunden sogar Zahlungen über das System veranlassen können.

Ein interessanter Nebeneffekt ist es, dass die unterschriebenen Anzeigenaufträge digital 7 Jahre zur Verfügung stehen! Kunden, Agenturen laden über das System die Bilder und oder Dokumente auf den Unterschriftsserver, der mittels öffentlichen und privaten Schlüssen die Echtheit garantiert. Das kann u.a. als Beweismittel gelten, sollte es zu Urheberrechtsverletzungen kommt.

Exkurs

DocuSign, unser Technologiepartner, garantiert, dass die Daten im Nachhinein nicht mehr verändert werden können. So ist DocuSign, ist der Marktführer im Digital Transaction Management (DTM). Damit bieten wir Ihnen die Sicherheit der Banken-Klasse und dies als als cloudbasierte Lösung im eigenen Rechenzentrum und mit den führenden Sicherheitszertifizierungen des Bankwesen an. Das bedeutet für sie und ihre Kunden maximale Sicherheit.

Die ausgefüllten Daten können, wenn gewünscht, für weitere Abläufe genutzt werden, wie die Weiterleitung an die Buchhaltung, die erst nach Unterschrifterteilung den Umschlag zu weiteren Bearbeitung erhält.

Was unsere Kunden besonders schätzen, ist die Tatsache, dass sie einen Dokumenten Workflow anstossen können, der regelbasiert bestimmte Parameter abarbeitet. Somit ist DocuSign viel mehr als eine Unterschriftsplattform.

Es besteht die Möglichkeit für zusehen, wann und wie oft der Kunde den Vertrag geöffnet hat, bis er ihn unterzeichnet hat. Hier könnte definiert werden, dass nach 3 Tagen nochmals eine automatische Aufforderung versendet wird, den Vertrag zu unterzeichnen.

Gerne gebe ich Ihnen kurzen Überblick über die neuen DocuSign Möglichkeiten

– Kostenersparnis
– Zeitersparnis
– Kompletter Workflow kann abgebildet werden
– Simple Methode eine rechtsgültige digitale Unterschrift zu erstellen (für ihre Kunden)
– Rechtssicherheit für ihr Unternehmen
– digitale Speicherung für lange Jahre
– Zertifikat als Beleg für den unterschriebenen Vertrag
– gerichtssicher Beleg für eventuelle Streitigkeiten

Interesse dann fordern Sie jetzt unverbindlich weitere Informationen oder ein Angebot an, wie freuen uns auf Ihre Anfrage.