Digitale Signatur bei der Vermietung nutzen

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Digitale Signatur bei der Vermietung nutzen

20. Februar 2018 Anwendungsfälle 0

Nutzen Sie die digitale Signatur bei der Vermietung Wohnungen oder Gewerbeimmobilien an Privat- oder Firmen-Kunden.

Sicher sind Sie unserer Meinung: „Ausdrucken, unterschreiben und scannen“ ist heute einfach nicht mehr zeitgemäß. Deshalb ersetzt digitales Dokumentenmanagement jetzt die riesigen Papierstapel auf dem Schreibtisch.  Das hilft Ihnen die hohen monatlichen Druckkosten zu reduzieren. Mit DocuSign, unserem Technologiepartner, können Sie Dokumente einfach und rechtssicher digital verarbeiten, Ressourcen sparen und dabei auch noch etwas für die Umwelt tun.

Seit Mitte 2016 haben Sie eine weitere Möglichkeit, die digitale Signatur bei der Vermietung als sogenannte elektronische Signatur zu nutzen

Status Quo

Aktuell interessiert sich ein möglicher Mieter für eine Wohnung oder ein Firmenkunde für eine Gewerbeimmobilie. Der Kunde nimmt Kontakt mit ihnen auf und wird im nächsten Schritt von einem Mitarbeiter interviewt. Dann erhält er die Möglichkeit die Einheit zu besichtigen und bei gefallen bekundet er sein Interesse an dem Objekt. Im Laufe des Gesprächs lassen Sie sich dann seinen Personalausweis geben schreiben die notwendigen Daten ab, lassen sich die Kontaktdaten geben und verweisen darauf dass Sie sich ggf. mit einem Vertrag bei ihm melden. letztendlich läuft alles unter dem Motto:  Ausdrucken, unterschreiben und scannen

So könnte der Vorgang zukünftig (digitale Signatur Vermietung) ablaufen:

Ein Kunde bekundet Interesse an einer Wohnung und erhält dann einen sogenannten Umschlag mit einer Selbstauskunft. der Aufforderung seinen Gehaltsnachweis und Personalausweis hochzuladen als Bild. Er kann diesen Vorgang erst absenden wenn er alle Pflichtfelder ausgefüllt hat.

Ein Mitarbeiter erhält die Information in dem Workflow und entscheidet ob und wann eine Besichtigung durchgeführt werden kann. Dazu erhält der zuständige Mitarbeiter die Aufforderung im Workflow den Kunden zu kontakatieren, dies kann ebenfalls über en Workflow erfolgen. Nach positiver Besichtigung gibt der Mitarbeiter der Vertragsabteilung den Auftrag den Vertrag in den digitalen Workflow des Kunden anzufügen, mit den vorher vom Kunden generierten Daten.

Der neue Mieter unterschreibt digital mittels seiner digitalen Signatur, das alles kostet den Mieter nichts und ist immer digital. Nach der Unterschrift bekommt die Buchhaltung die Info die SEPA Einzugsermächtigung einzuholen, ebenfalls über den Workflow, Kautionsregularien können festgelegt werdern.

Am Ende des digitalen Prozess erhält der Hausmeister die Aufgabe die Wohnung an den Mieter zu übergeben und übermittelt das digitale Übergabeprotokoll in den noch offenen Umschlag.

All das kann der Mieter überall mittels einem Tablet welches der Mitarbeiter ihm vorlegt oder seinem eigenen Handy, Tablet, PC oder Mac ausfüllen. Abschließend werden der Vertragsteile rechtssicher elektronisch „unterschrieben“, nach dem gültigen elDAS Gesetz der EU. Dieser Vorgang spart ihnen Zeit und damit Geld und kostet den Neukunden keinen Cent!

Ein interessanter Nebeneffekt ist es, dass die unterschriebenen Verträge digital 7 Jahre zur Verfügung stehen. DocuSign, unser Technologiepartner, garantiert, dass die Daten im Nachhinein nicht mehr verändert werden können. So ist DocuSign, ist der Marktführer im Digital Transaction Management (DTM). Damit bieten wir Ihnen die Sicherheit der Banken-Klasse und dies als cloudbasierte Lösung im eigenen Rechenzentrum und mit den führenden Sicherheitszertifizierungen des Bankwesen an. Das bedeutet für ihre Kunden und Ihr Unternehmen maximale Sicherheit. Somit stellt wir ihnen mit der DocuSign Plattform mehr als nur eine Unterschriftsplattform zur Verfügung.

Der Vertriebsmitarbeiter hat die Möglichkeit zusehen, wann und wie oft der Kunde den Vertrag geöffnet hat, bis er ihn unterzeichnet hat. Hier könnte definiert werden, dass nach 3 Tagen nochmals eine automatische Aufforderung versendet wird, den Vertrag zu unterzeichnen.

Der Dienst kann automatisch Informationen aus bestehenden Business-Systemen weitergeben und macht das manuelle Eingeben von Daten überflüssig. Sie vermeiden ggf. Übertragungsfehler und die Prozesskosten können stark reduziert werden, da die Mitarbeiter für das Erstellen, Versenden, Nachverfolgen, Zusammenführen und Handling von Dokumenten Zeit benötigen. So können sich ihre Mitarbeiter auf das konzentrieren was wirklich zählt: Kunden und deren Betreuung.

Hard- und Softwarevoraussetzungen

Oft scheitern Neueinführungen an organisatorischen Hürden, wie der Installation von neuer Software oder aber den Kauf von diversen Hardwarekomponenten, dies ist bei unserer Lösung nicht nötig! DocuSign bietet ihnen eine sofort verfügbare Lösung an!

Ich würde mich freuen, wenn ihr Unternehmen dieses innovative Konzept umsetzen würde. Gerne würde ich Ihnen in einem persönlichen Gespräch weitere Informationen zu diesem Thema geben.

Ihr Vorteile nochmals auf einen Blick

– Kompletter Workflow kann abgebildet werden
– Simple Methode eine rechtsgültige digitale Unterschrift zu erstellen (für ihre Kunden)
– Rechtssicherheit für ihr digitale Signatur Vermietung
– digitale Speicherung für lange Jahre
– Zertifikat als Beleg für den unterschriebenen Vertrag
– gerichtssicher Beleg für eventuelle Streitigkeiten