HV Organisation

Planung
Die Ausrichtung der alljährlichen Hauptversammlung bedarf einer exakten Planung.
In einem ersten Schritt legen wir mit Ihnen gemeinsam die einzelnen Projektbausteine, die Koordinatoren, die jeweiligen Zuständigkeiten und ggf. damit verbundene Teilbereichsverantwortlichkeiten fest.

Zeit-/Projektmanagement
Im Rahmen der HV-Organisation erstellen wir für Sie einen Fristenplan sowie einen HV-Projektplan für alle anfallenden Vorgänge inkl. Aufgabenverteilung auch unter Bereitstellung eines Wochenarbeitsplans zur täglichen Überprüfung aller anfallenden Vorgänge.

Veranstaltungsort
In der Vorbereitungsphase unterstützen wir Sie bei der Suche geeigneter Räumlichkeiten für Ihre Hauptversammlung. Angebotseinholung, Ortsbesichtigung, effektive Anmietung und letzendlich die Prüfung des Vertrags im Bezug auf Raumbereitstellungskosten und Stornierungsfristen übernehmen wir gerne für Sie. Die Erstellung eines detaillierten Raumnutzungsplans und eines kompletten HV-Ablaufs mit Informationen zu Daten, Terminen und Raumausstattung bilden das Gerüst einer professionellen Veranstaltungsorganisation.

Basis-Technik
Im Rahmen der HV-Organisation klären wir mit Ihnen die benötigte technische Basisausstattung (Licht, Ton etc.) und holen Vergleichsangebote für Sie ein. Die detaillierten Abstimmungsvorgänge, die Buchung und die Koordination vor Ort ist Bestandteil unseres Leistungsangebots.

Personal
Die Erstellung eines raumspezifischen Personal-Einsatzplans sowie die Koordination der Mitarbeiter im Bereich der Kontrollen, des Informationsstandes etc. vor Ort ist Bestandteil unseres Angebots.

Formulare
Wir erstellen für Sie die im Rahmen der Hauptversammlung benötigten Formulare - Finanzamtsbescheinigung, das Wortmeldeformular etc. - und stimmen diese auf Ihre unternehmensspezifische CI ab.

Catering
Gerne beraten wir Sie im Bezug auf die Verpflegung Teilnehmer. Wir kümmern uns um eine individuelle/budgetorientierte Angebotseinholung, die Detailabstimmung in Bezug auf Speisen, Getränke und Catering-Aufbau. Die Koordination des Caterers vor Ort ist ebenfalls Teil unserer Angebots.

Durchführung
Wir kümmern uns sowohl am Aufbau- als auch am HV-Tag um die Koordination der Beteiligten und die Einweisung der im Rahmen der HV eingesetzten Mitarbeiter. Die Aufbauüberwachung (Generalprobe) und die laufende Koordination der an der Durchführung beteiligten Personen runden unser Leistungsspektrum ab.

Sonstiges
Gerne unterstützen wir Sie auch in den Bereichen... HV-Wegleitsysteme im Innen- und Außenbereich, Personal/Sicherheit, ärztliche Versorgung, Namensschilder, Saalgestaltung/Blumendeko etc.