Probefahrten mit DocuSign rechtssicher managen

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Probefahrten mit DocuSign rechtssicher managen

9. Januar 2019 Anwendungsfälle 0

Lösung für den Autohandel und Hersteller von Autos, Motorrädern und E-Mobilitiy

Probefahrten sind das Salz in der Suppe, leider wird die Nachhaltigkeit und Normierung und vor allem die Papierflut ein echtes Hemmnis, wenn es um Kundenservice geht.

Ich möchte ihnen heute eine Lösung vorschlagen, die ihnen erheblich Zeit und Geld spart, wenn es um die Themen Probefahrten und Werkstattersatzwagen handelt.

Hand auf Herz, wie oft kommt es vor, dass es bei Probefahrten zu Problemen kommt. Wenn dann die Unterlagen für die Probefahrt schlecht oder nur teilweise ausgefüllt wurden, kann dieser Fehler dem Unternehmen teuer zu stehen kommen. Wir sprechen hier von Anwalts- und Gerichtskosten die schnell in die mittlere 5 stellige Bereiche gehen.

Die Vertriebmitarbeiter sind von Natur aus keine Administratoren, deshalb ist es notwendig, ihnen einen einfachen rechtssicheren Rahmen zu geben, aus dem Sie nicht ausbrechen können.

Vorgesetzte könnten im Backend sehen, wer wieviele Probefahrten vereinbart hat. In welchen Stadium sich die Probefahrten sich befinden (geplant / aus der Fahrt / beendet).

Stellen Sie sich vor Sie wüssten wie oft ein pot. Kunde die Unterlagen angeschaut hat, bevor er den Probefahrt Antrag ausgefüllt hat.

Automatisch könnten Sie so dem Kunden die Info geben, dass er seine Probefahrt nicht zu vergessen soll, wenn er z.B. telefonisch angefragt hat.

Der Clou, diesen Prozess können sie mühelos in die vorhandene IT-Struktur integrieren, da weder Software noch Hardware angeschafft werden muss.

Mit dem System des Weltmarktführers im Digital Transaction Management DocuSign bringen wir Rechtssicherheit und Nachhaltigkeit in jede Leihe!

Status Quo:

Ich hatte mir einmal, vor Jahren ein Auto, in Mannheim zur Probefahrt geliehen. Wie lief das damals für mich ab? Der Verkäufer druckte einen Stapel von Papieren aus, die ich dann mit ihm gemeinsam ausfüllte. Dann verlangte er von mir meinen Ausweis und Führerschein, welche er dann kopierte. 30 Minuten später hatten wir den lästigen Papierkram erledigt, er rannte 2 x zum Kopierer und 2  x zum Abteilungsdrucker. Neben einer Versicherung die ich für den Fall der Fälle abschliessen musste, wurde alles in „eine Papierakte gelegt“. Stand 2016.

2019 könnte das anders aussehen:

Seit Juli 2016 wurde die digitale Signatur der handschriftlichen Unterschrift gleich gesetzt! Das ist EU weit im sogenannten eIDAS Gesetz bindend geregelt.

Gerade die aktuellen Vorschriften im Rahmen der DSGVO, machen das von uns vertriebene DocuSign System zu einem einfachen und rechtssicheren System für ihr Unternehmen.

Das könnte einer ihrer Anwendungsfälle sein:

  • DSGVO konforme Datenverarbeitungserlaubnis einholen

  • Kundenstammblatt digital ausfüllen und unterschreiben

  • Leihwagenvertrag kann digital ausgefüllt, verwaltet und automatisch rechtssicher abgelegt werden, jede Transaktion erhält ein Zerfifikat.

  • digitaler Upload Personalausweis

  • digitaler Upload Führerschein

  • Dokumentation bei Übergabe an den Kunden KM und Bilder
  • Dokumentation bei Rückgabe an den Kunden KM und Bilder

So einfach funktioniert unser System:

– Der Verkäufer führt mit dem Interessenten ein Gespräch oder Telefonat und bietet ihm ein Probefahrttermin an.

– Er sendet ihm einen sogenannten digitalen Umschlag, welcher folgende PDF-Dateien enthält: Datenschutzerklärung, Fahrzeug-Leihvertrag, Versicherungsvertrag, … .

– Der Kunde füllt entweder vorab zuhause diese Verträge aus. Er kann die Dokumente nur dann absenden, wenn der Leiher notwendigen Informtionen komplett ausgefüllt hat. Abschliessend signiert er den Vertrag rechtsgültig!

– Er lädt ein Foto seines Ausweises und seines Führerscheines direkt in seinen digitialen „Briefumschlag“

– Der Verkäufer erhält die Info aus dem Workflow, dass der Vertrag ausgefüllt ist und verifiziert das. Dann gibt er telefonisch oder per Workflow dem Kunden Bescheid, dass das gewünschte Fahrzeug zur Probefahrt am x.y. zur Verfügung seht.

Alternativszenario vor Ort:

Der Verkäufer gibt dem Kunden die Möglichkeit, an einem Terminal im Haus (einen Rechner) oder einem Tablet die vorbereiteten Dokumente des Workflows auszufüllen. Dies ist kinderleicht, dass es dem Kunden spass machen wird. (Der Verkäufer kann die oben beschriebenen 30 Minuten nutzen um sich um den wirklichen Verkauf kümmern.

Das Ergebnis ist ausgefüllter Probefahrtantrag der dann vom vordefinierten Workflow weiter verarbeitet wird.

– So kann die Fahrzeugbereitstellungsabteilung in den Workflow einbezogen werden.

Am Tag der Probefahrt:

-Auto fahrtbereit, so kann die Erklärung und Übergabe von Verkäufer oder von einem Servicemitarbeiter erfolgen. Er öffnet den Worklfow und verifiziert den Führerschein (hakt das ab) und hinterlegt Tachostand und Bilder vom Fahrzeug, vor der Probefahrt.

– Nach der Probefahrt, kann der Servicemitarbeiter, den Umschlag wieder öffnen, die Kilometer eintragen und dokumentieren, wie das Fahrzeug aussah. Jedes Dokument bekommt einen einzigartigen fälschungsicheren Zeitstempel, der belegt, von wann bis wann das Auto genutzt wurde. Das ist gerichtssicher und vor Gericht anerkannt.

– Der Kunde unterzeichnet ebenfalls digital und schliesst damit den Vorgang ab.

– Nach der Probefahrt erhält der Verkäufer die Info, dass das Auto gefahren wurde und kann ein weiter Schritt zum Verkauf vornehmen. Der Fahrzeugaufbereiter erhält die Info dass er das Auto wieder aufbereiten und in den Bestand überführen kann.

Mittels der DocuSign Plattform kann der Kunden vor Ort direkt auf dem Tablet oder dem Handy des Vertreters rechtsgültig unterzeichnen. Alternativ kann dem Kunden ein Link versendet werden, wo er bequem mit seinem Handy (Apps), Tablet, PC oder Mac, Microsoft, Google etc. signieren kann. Er kann so einfach Formulare ausfüllen und digital rechtssicher unterschreiben. Das alles funktioniert kinderleicht.

Ein interessanter Nebeneffekt ist es, dass die unterschriebenen Unterlagen per Zertifikat bescheinigt werden und verschlüsselt für Sie archiviert und ggf. zur Verfügung stehen! Sollte es zu einer Rechtsstreitigkeit kommen, so sind diese, im nachhinein nicht mehr veränderbaren Daten, ein Beweismittel.

Die ausgefüllten Daten können, wenn gewünscht, für weitere Abläufe genutzt werden.

Was unsere Kunden besonders schätzen, ist die Tatsache, dass sie einen Dokumenten Workflow anstossen können, der regelbasiert bestimmte Parameter abarbeitet. Somit ist DocuSign viel mehr als eine Unterschriftsplattform.

Es besteht die Möglichkeit für zusehen, wann und wie oft der Kunde das Dokument geöffnet hat, bis er es unterzeichnet hat. Hier könnte definiert werden, dass nach 3 Tagen nochmals eine automatische Aufforderung versendet wird, den Vertrag zu unterzeichnen.

Das bedeutet eine enorme Zeitersparnis für ihr Unternehmen. Nutzen Sie die Gunst der Stunde, wenn der Kunde noch brennt und sofort handeln möchte. Ihr Vorteil, Sie können dadurch schneller Einnahmen generieren und gewinnen mehr Zeit, für die Arbeit mit neuen Aufträgen. Der Workflow, der mit der Signatur angestossen wird, informiert sie und gibt die Informationen an weitere involvierte Abteilungen weiter.

Der Dienst kann automatisch Informationen aus bestehenden Business-Systemen weitergeben und macht das manuelle Eingeben von Daten überflüssig. Sie vermeiden ggf. Übertragungsfehler und die Prozesskosten können stark reduziert werden, da die Mitarbeiter für das Erstellen, Versenden, Nachverfolgen, Zusammenführen und Handling von Dokumenten Zeit benötigen. So können sich ihre Mitarbeiter auf das konzentrieren was wirklich zählt:

Kunden und damit dem Unternehmenserfolg

Dem Kunden entstehen keine Kosten! Für sie sind überschaubar, da nur nach sogenannten Cuverts (Umschläge mit mehreren Dokumenten) abgerechnet werden.

Der Clou, diesen Prozess können sie mühelos in die vorhandene IT-Struktur integrieren, da weder Software noch Hardware angeschafft werden muss.

Wir beraten, normieren ihre Vorgänge, richten die Plattform für Sie ein und schulen Ihre Mitarbeiter.

Wenn wir jetzt ihr Interesse geweckt haben, dann rufen Sie uns unter 0621 727-3000 an oder senden sie und eine E-Mail infomail@imc-germany.de.

Wir freuen uns von Ihnen zu hören, handeln Sie jetzt!