Probefahrten mit DocuSign rechtssicher managen

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Probefahrten mit DocuSign rechtssicher managen

9. Januar 2019 Anwendungsfälle 0

Lösung für den Autohandel und Hersteller von Autos und Motorrädern

Probefahrten sind das Salz in der Suppe in einem Autohaus, leider wird die Nachhaltigkeit und Normierung und vor allem die Papierflut ein echtes Hemmnis, wenn es um Kundenservice geht.

Ich möchte ihnen heute eine Lösung vorschlagen, die ihnen erheblich Zeit und Geld sparen kann, wenn es um das Thema der Probefahrten geht.

Uns ist ihre Autogruppe aufgefallen, da Sie an diversen Standorten verschiedene Marken handelt.

Hand auf Herz, wie oft kommt es vor, dass es bei Probefahrten zu Problemen kommt. Wenn dann die Unterlagen für die Probefahrt schlecht oder nur teilweise ausgefüllt wurden, kann dieser Fehler dem Unternehmen teuer zu stehen kommen.

Die Vertriebmitarbeiter sind von Natur aus keine Administratoren, deshalb ist es notwendig, ihnen einen einfachen rechtssicheren Rahmen zu geben, aus dem Sie nicht ausbrechen können.

Sie als der Vertriebsleiter, aller Betriebe, können im Backend sehen wer wieviele Probefahrten vereinbart. In welchen Stadium sich die Probefahrten sich befinden (geplant / aus der Fahrt / beendet).

Sie können bei den Cuverts sehen, wie oft der potentielle Kunde die Unterlagen geöffnet hat, bevor er den Probefahrt Antrag ausgefüllt hat.

Automatisch könnten Sie so dem Kunden die Info geben, dass er seine Probefahrt nicht zu vergessen soll wenn er telefonisch akquiert wurde.

Der Clou, diesen Prozess können sie mühelos in die vorhandene IT-Struktur integrieren, da weder Software noch Hardware angeschafft werden muss.

Mit dem System des Weltmarktführers im Digital Transaction Management DocuSign bringen wir Rechtssicherheit und Nachhaltigkeit in jede Leihe ihrer kostbaren Fahrzeuge.

Status Quo:

Ich hatte mir einmal, vor Jahren einen BMW, in Mannheim zur Probefahrt geliehen. Wie lief das damals für mich ab. Der Verkäufer druckte einen Stapel von Papieren aus, die ich dann mit ihm gemeinsam ausfüllte. Dann verlangte er von mir meinen Ausweis und Führerschein, welche er dann kopierte. Neben einer Versicherung die ich für den Fall der Fälle abschliessen musste, wurde alles in „eine Papierakte gelegt“. Stand 2016.

2019 könnte das anders aussehen:

Seit Juli 2016 wurde die digitale Signatur der handschriftlichen Unterschrift gleich gesetzt! Das ist EU weit im sogenannten eIDAS Gesetz bindend geregelt.

Gerade die aktuellen Vorschriften im Rahmen der DSGVO, machen das von uns vertriebene DocuSign System zu einem einfachen und rechtssicheren System für ihr Unternehmen.

Das könnte einer ihrer Anwendungsfälle sein:

  • DSGVO konforme Datenverarbeitserlaubnis einholen

  • Kundenstammblatt digital ausfüllen und unterschreiben

  • Leihwagenvertrag kann digital ausgefüllt, verwaltet und automatisch rechtssicher abgelegt werden, jede Transaktion erhält ein Zerfifikat.

  • digitaler Upload Personalausweis

  • digitaler Upload Führerschein

So einfach funktioniert unser System:

– Der Verkäufer führt mit dem Interessenten ein Gespräch oder Telefonat und bietet ihm ein Probefahrttermin an.

– Er sendet ihm einen sogenannten digitalen Umschlag, welcher folgende PDF-Dateien enthält: Datenschutzerklärung, Fahrzeug-Leihvertrag, Versicherungsvertrag

– Der Kunde füllt entweder vorab zuhause diese Verträge aus. Er kann die Dokumente nur dann absenden, wenn der Leiher notwendigen Informtionen komplett ausgefüllt hat. Abschliessend signiert er den Vertrag rechtsgültig!

– Er lädt ein Foto seines Ausweises und seines Führerscheines direkt in seinen digitialen „Briefumschlag“

– Der Verkäufer erhält die Info aus dem Workflow, dass der Vertrag ausgefüllt ist und verizifiert das. Dann gibt er telefonisch oder per Workflow dem Kunden bescheid, dass das gewünschte Fahrzeug zur Probefahrt am x.y. zur Verfügung seht.

Alternativszenario vor Ort:

Der Verkäufer gibt dem Kunden die Möglichkeit, an einem Terminal im Haus (einen Rechner) oder einem Tablet die vorbereiteten Dokumente des Workflows auszufüllen. Dies ist kinderleicht, dass es dem Kunden spass machen wird. (Der Verkäufer kann sich in dieser Zeit um den wirklichen Verkauf kümmern).

Ergebnis ist ausgefüllter Antrag der dann vom Workflow weiter bearbeitet wird.

– So kann die Fahrzeugbereitstellungsabteilung in den Workflow einbezogen werden.

Am Tag der Probefahrt:

-Auto fahrtbereit, so kann die Erklärung und Übergabe von Verkäufer oder von einem Servicemitarbeiter erfolgen. Er öffnet den Worklfow und hinterlegt Tachostand und Bilder vom Fahrzeug, vor der Probefahrt.

– Nach der Probefahrt, kann der Servicemitarbeiter, den Umschlag wieder öffnen, die Kilometer eintragen und dokumentieren, wie das Fahrzeug aussah. Jedes Dokument bekommt einen einzigartigen fälschungsicheren Zeitstempel, der belegt, von wann bis wann das Auto genutzt wurde. Das ist gerichtssicher und vor Gericht anerkannt.

– Der Kunde unterzeichnet ebenfalls digital und schliesst damit den Vorgang ab.

– Nach der Probefahrt erhält der Verkäufer die Info, dass das Auto gefahren wurde und kann ein weiter Schritt zum Verkauf vornehmen. Der Fahrzeugaufbereiter erhält die Info dass er das Auto wieder aufbereiten und in den Bestand überführen kann.

Mittels der DocuSign Plattform kann der Kunden vor Ort direkt auf dem Tablet oder dem Handy des Vertreters rechtsgültig unterzeichnen. Alternativ kann dem Kunden ein Link versendet werden, wo er bequem mit seinem Handy (Apps), Tablet, PC oder Mac, Microsoft, Google etc. signieren kann. Er kann so einfach Formulare ausfüllen und digital rechtssicher unterschreiben. Das alles funktioniert kinderleicht.

Ein interessanter Nebeneffekt ist es, dass die unterschriebenen Unterlagen per Zertifikat bescheinigt werden und verschlüsselt für Sie archiviert und ggf. zur Verfügung stehen! Sollte es zu einer Rechtsstreitigkeit kommen, so sind diese, im nachhinein nicht mehr veränderbaren Daten, ein Beweismittel.

Die ausgefüllten Daten können, wenn gewünscht, für weitere Abläufe genutzt werden.

Was unsere Kunden besonders schätzen, ist die Tatsache, dass sie einen Dokumenten Workflow anstossen können, der regelbasiert bestimmte Parameter abarbeitet. Somit ist DocuSign viel mehr als eine Unterschriftsplattform.

Es besteht die Möglichkeit für zusehen, wann und wie oft der Kunde das Dokument geöffnet hat, bis er es unterzeichnet hat. Hier könnte definiert werden, dass nach 3 Tagen nochmals eine automatische Aufforderung versendet wird, den Vertrag zu unterzeichnen.

Das bedeutet eine enorme Zeitersparnis für ihr Unternehmen. Nutzen Sie die Gunst der Stunde, wenn der Kunde noch brennt und sofort handeln möchte. Ihr Vorteil, Sie können dadurch schneller Einnahmen generieren und gewinnen mehr Zeit, für die Arbeit mit neuen Aufträgen. Der Workflow der mit der Signatur angestossen wird, informiert sie und gibt die Informationen an weitere involvierte Abteilungen weiter.

Der Dienst kann automatisch Informationen aus bestehenden Business-Systemen weitergeben und macht das manuelle Eingeben von Daten überflüssig. Sie vermeiden ggf. Übertragungsfehler und die Prozesskosten können stark reduziert werden, da die Mitarbeiter für das Erstellen, Versenden, Nachverfolgen, Zusammenführen und Handling von Dokumenten Zeit benötigen. So können sich ihre Mitarbeiter auf das konzentrieren was wirklich zählt:

Kunden und deren Erfolg

Dem Kunden entstehen keine Kosten! Für sie sind überschaubar, da nur nach sogenannten Cuverts (Umschläge mit mehreren Dokumenten) abgerechnet werden.

Der Clou, diesen Prozess können sie mühelos in die vorhandene IT-Struktur integrieren, da weder Software noch Hardware angeschafft werden muss.

Wir beraten, normieren ihre Vorgänge, richten die Plattform für Sie ein und schulen Ihre Mitarbeiter.

Ich würde mich freuen, wenn ich Ihr Interesse geweckt habe, gerne stehe ich Ihnen für Rückfragen unter 0621 727-3000 oder per E-Mail unter landrock@imc-germany.de zur Verfügung.

Wir freuen uns von Ihnen zu hören, handeln Sie jetzt!