Einsatz der digitalen Unterschrift im Fitness Studio

Das Leben ist ein gigantisches Vertragswerk, manche schließt man nebenbei ab, wie beim Bäcker, andere werden bewusst abgeschlossen, so wie die Mitgliedschaft in einem Fitness Club.

Status Quo

2020 kommt ein Interessent zu Ihnen in ein Studio und lässt sich beraten, mit dem Ziel einen Vertrag abzuschließen. Wie vor Jahren bekommt der Kunde einen Vertrag in Papierform. den er am besten gleich unterzeichnen soll.

Im nächsten Schritt wird der Vertrag gescannt und dann digital abgelegt. Wenn der Kunden dann eine Vertragsänderungen möchte, muss der Vertrag herausgesucht werden und dem Kunden dann zu weiteren Unterzeichnung vorgelegt werden, ebenso bei Änderungen, die die Zustimmung des Kunden bedürfen. Aus diesem Prozess werden aber neue Prozesse angestoßen, die aktuell in einem manuellen Workflow abgearbeitet werden. Ein SEPA Mandat für den Monatsbeitrag, einen Ausweis erstellen und übersenden oder aushändigen … .

Seit 2016 haben sie neue Möglichkeiten die in der Regel kaum genutzt werden. Denn mit der elektronsichen Signatur könnte der Vertragsprozess in Zukunft so ablaufen

Ihr neuer Kunde kommt in ihr Studio, und erhält den jeweils aktuellen Vertrag oder Fragebogen in digitaler Form aus ihrem eigenen Cloudspeicher. Im Fitness Studio könnte so der Mitarbeiter einfach das Tablet reichen und der Neukunde oder auch Vertragsverlängerer könnten einfach die gewünschten Informationen ausfüllen und signieren so heisst die Unterschrift jetzt. Dazu braucht der Kunde keinen Account anlegen sondern er füllt aus und signiert, für den Kunden ohne Kosten!

Der Neukunden möchte Bedenkzeit oder den Vertrag genau studieren, dann sendet ihr Mitarbeiter dem Neukunden einen sogenannten digitalen Briefumschlag, der alle Formulare enthält, die für das Bearbeiten der Antragsprozesses erforderlich sind.

– Antragsformular (Personendaten)
– Vertragsformular
– SEPA Formular
– Zusatzvereinbarung Getränke während es Trainings ….

Der Kunde kann die Formulare und Verträge Zuhause bequem mit seinen Tablet, Handy, Notebook, PC oder Mac ausfüllen. Der komplette Vorgang geschieht auf einem sicheren „Unterschriftsserver“ der mittels ein einem privaten und öffentlichen Schlüssel, alle Informationen auf dem Server rechtssicher dokumentiert bis zur notwendigen digitalen Unterschrift.

Ein interessanter Nebeneffekt ist es, dass die Verträge digital zur Verfügung stehen. DocuSign, unser Technologiepartner, garantiert, dass die Daten im Nachhinein nicht mehr verändert werden können. Es kommt nach dem sogenannten elDAS, ein rechtsgültiger Vertrag zustande.

Die ausgefüllten Daten können, wenn gewünscht, für weitere Abläufe genutzt werden, wie die Weiterleitung an die Buchhaltung, die erst nach Unterschriftserteilung das Cuvert zu weiteren Bearbeitung erhält. Dort kann dann die erteilte SEPA Einzugsermächtigung digital übernommen werden und und und …

Weitere Interessante Features

Alle diese Schritte gesehen in einem digitalen Workflow, es besteht die Möglichkeit für zu sehen, wann der Neukunde den Vertrag geöffnet hat und wann er ihn unterzeichnet hat. Hier kann definiert werden, dass der Neukunde nach 3 Tagen nochmals die Aufforderung erhält den Vertrag zu unterzeichnen. Sie, von der Betriebs- und Verkaufsleitung, haben den Überblick in welcher Phase die Neuverträge oder Vertragserweiterungen in allen Studios sich befinden. Welcher Verkäufer der Beste ist etc.

Sollte ich Ihr Interesse geweckt haben, dann würde ich Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch weitere Details dieser technologischen Lösung verraten.

Ihre Vorteile im Überblick:

– Zeitersparnis durch einen durchgehenden digitalen Worflow
– Kostenersparnis Druckkosten, Verwaltungskosten…
– Simple Methode eine rechtsgültige digitale Unterschrift zu erhalten
– Rechtssicherheit für ihr Unternehmen
– digitale Speicherung 
– Zertifikat, als Beleg für den unterschriebenen Vertrag
– Gerichtssicher Beleg für eventuelle Streitigkeiten