DocuSign vs E-Mail

Ideas for better business

Docusign vs E-Mail

Bei Kundengesprächen kommt sehr oft der Einwand, wir haben doch von dem Kunden eine E-Mail erhalten, die die Bestellung bestätigt oder einen Vertrag abschliesst. Oft wird dann bei Streitigkeiten eine ausgedruckte E-Mail vorgelegt, die meist nur den Absender, den Empfänger, das Datum, den Betreff und den Text der E-Mail ggf. mit Anlagen zeigt, aber ist das schon ein Beweis für die Richtigkeit?

Bei Streitigkeiten wird die Gegenseite die Beweiskraft der E-Mail anfechten, dann fängt das Problem mit der E-Mail Kommunikation erst an. Ein widersprochener Sachvortrag einer Partei ist damit als streitig anzusehen und nicht als gerichtliches Geständnis im Sinne von § 288 ZPO anzusehen.

Denn der Gesetzgeber hat eben der „einfachen“ E-Mail gerade nicht den erhöhten Beweiswert einer Privaturkunde eingeräumt. Auch gilt der Ausdruck einer „einfachen“ E-Mail nicht als Privaturkunde im Sinne der ZPO. Gemäß § 416 ZPO ist für die Einordnung als Privaturkunde die Unterschrift des Ausstellers erforderlich. Wird ein technischer Sachverständiger zur Rate gezogen, wird er E-Mail-Datei bemängeln da sie keine Rückschlüsse auf Authentizität von Absender, Inhalt und tatsächlichem Empfang der E-Mail hat.

Das Gericht wird daher nach freier Überzeugung entscheiden, ob eine tatsächliche Behauptung für wahr oder für nicht wahr zu erachten ist (freie Beweiswürdigung).

Wie sieht das mit einer mittels DocuSign unterzeichneten Willenserklärung aus?

DocuSign wurde entwickelt, um die rechtlichen Anforderungen im Rahmen des eIDAS zu erfüllen, indem es den Parteien erlaubt:

  • Die Identitäten der Unterzeichner mit vielfältigen Formen der Authentifizierung zu verifizieren

  • Die Intention des Unterschriftsleistenden zur Unterzeichnung zu bestätigen

  • Die Signaturen den Unterzeichnern und Dokumenten zuzuordnen

  • Alle wichtigen Dokumente und Unterschriftsaktivitäten aufzuzeichnen

  • Immerwährenden und sicheren Zugang zu DocuSign Dokumenten zu haben

  • Dokumente mit Siegeln zu schützen, die eine Kombination von unabhängig zertifizierten und sicheren Systemprozessen und PKI (Public Key Infrastructure) Technologie nutzen

Einfacher Nachweis

Für jedes Dokument generiert und speichert DocuSign automatisch eine komplette Historie mit Zeitstempel für jede Sende-, Betrachtungs-, Druck-, Unterschrifts- oder Abbruchsaktivität. Diese Information wird im DocuSign Certificate of Completion vorgehalten, das für jede DocuSign Transaktion erstellt wird.

Als Ergebnis – und in Anbetracht von mehr als 150 Millionen signierten Transaktionen – wurden die elektronischen Signaturen von DocuSign niemals erfolgreich vor irgendeinem Gericht weltweit in Zweifel gezogen. DocuSign unterstützt die Kunden im Falle der rechtlichen Anfechtung einer der elektronischen Signaturen.

Sichere und vertrauenswürdige Prozesse und Systeme

DocuSign bietet branchenführende Systeme und Prozesse, um Ihre Dokumente, Signaturen und Daten zu schützen und offeriert zusätzliche rechtliche Sicherheit für die Authentifizierung und die Prüf-Pfade, die während einer Transaktion erstellt werden. DocuSign ist der einzige eSignatur-Provider, der über alle Systeme, Entwicklungsprozesse und Geschäftsbetriebe hinweg ISO 27001 zertifiziert ist. DocuSign ist zudem zertifiziert oder konform zu den stringentesten Sicherheitsanforderungen für elektronische Signaturen, Datenspeicherung, Datenschutz und Zahlungssysteme.

Fortgeschrittene Optionen zur Risikominimierung und zur verbesserten Compliance

DocuSign bietet die breiteste Auswahl fortgeschrittener Authentifizierungsoptionen auf dem Markt, um die Identität des Unterzeichners zu verifizieren. Die Nutzung einer starken Authentifizierung oder mehrerer Ebenen der Authentifizierung verringert das Risiko der Zurückweisung.

Fortgeschrittene Signatur-Optionen, viele davon basierend auf digitaler Signatur-technologie (auch bekannt als Public Key Infrastructure oder PKI), reduzierend desweiteren das Risiko für regulierte oder hochwertige Transaktionen bei gleichzeitiger Compliance mit lokalen oder branchenspezifischen eSignatur-Standards.

Fazit:

Neben der rechtlichen sicheren Würdigung der Willenserklärung ist das System intuitiv mit allen Frontends zu bedienen. Vertragsabschlüsse werden durch das innovative System von Wochen oft auf Stunden minimiert, des weiteren spart Ihnen unser System Zeit und Geld wenn es darum, geht die Kontrolle oder die Ablage der Verträge zu organisieren.

Was Sie wissen sollten:

Elektronische Dokumente und Signaturen sind in der gesamten EU für nahezu alle geschäftlichen und persönlichen Transaktionen rechtlich verbindlich!

Die von der IMC angebotene DocuSign-Lösung ermöglicht es Ihnen, die elektronische Unterschrift, während gleichzeitig die Anforderungen der EU Richtlinie 910/2014 zur elektronischen Identifikation und Trust-Services für elektronische Transaktionen im gemeinsamen Markt, auch bekannt als eIDAS erfüllt oder übertroffen werden. Diese Regulierung ist für alle Staaten der Europäischen Union seit Juli 2016 verbindlich.

Sie würden mit dem Markführer zusammenarbeiten d.h. für Sie, über 300.000 Unternehmen und Organisationen vertrauen weltweit auf DocuSign Lösung, um rechtsgültige elektronische Dokumente und rechtlich bindende eSignaturen zu unterstützen.

Damit sie eine Vorstellung haben zur Zeit werden weltweit über 1.000.000 Dokumente mittels DocuSign unterzeichnet. Das Ganze mit 100% Sicherheit. Ausgezeichnet wurde DocuSign auch für seine umfangreiche und intuitive Nutzerumgebung. Das macht die Einholung rechtsverbindlicher elektronischer Unterschriften so unglaublich einfach.