Einsatz von digitalen Verträgen im Veranstaltungsmanagent

Komplettlösung für Event-,  Veranstaltungsagenturen und Messenveranstalter

Sie kennen das, vor einer Messe oder einem Event steht ein erheblicher organisatorischer und vertragsrechtlicher Aufwand, um die zeit- und termingerechte Organisation, aller für die Veranstaltung notwendigen Aufgaben, just in time durchzuführen.

In der Vergangenheit waren die Veranstalter oft durch die langen Bearbeitungszeiten der Papierverträge negativ betroffen. Oft waren die Verträge in verschiedenen Versionen im Umlauf, was zu weiteren Fehlern führte. 

Die einfach Frage, wo befindet sich der Vertrag gerade? Ist er unterschrieben? Kommt der Vertrag auch sicher mit der Post an oder sollte man ihn besser mit einem Kurier überbringen?

Dieser papiergebundene Prozess ist nicht nur arbeitsintensiv, sondern verursacht auch hohe Druck- und Portokosten!

Die DocuSign – Lösung

Mit DocuSign könnten sie diesen aufwändigen Papierprozess verschlanken
und modernisieren.  Die seit 2016 auf dem Markt befindliche elektronische Signaturlösung von DocuSign ist gerade zu perfekt für solch einen Anwendungsfall geeignet, da DocuSign ermöglicht es, Verträge jederzeit und überall zu unterschreiben.

Der Clou, die Vertragspartner können dazu jedes beliebige Gerät verwenden, egal ob es das eigene Smartphone, Laptop oder Tablet.

Mit der elektronischen Signatur von DocuSign kann jeder Veranstalter von Messen oder Events seinen Prozess digitalisieren und so die eigenen Vertragsprozesse optimieren.

Welchen Nutzen können sie erwarten:

Sie wissen, in welchem Stadium ihr Vertrag sich genau befindet. Verträge werden nicht mehr in Wochen, sondern innerhalb von 2 bis 3 Tagen abgeschlossen.

Die Verträge werden direkt an die unterschriftsberechtigten Vertragspartner gesendet. Der Umweg über das Sekretariat entfällt.

In einem Workflow können Signier-Reihenfolgen festgelegt werden. Erst wenn eine Partei unterschrieben hat, wird der Vertrag weiter an die nächste Person des Workflows gesandt.

Das Dokumentenmanagement von DocuSign ist so einfach aufgebaut, dass man ohne Vorkenntnisse ein eigenes Standardformular aufzusetzen und integrieren kann.

Gerade wenn es zeitlich eng wird, ist es bei der Organisation von Veranstaltung besonders wichtig, schnell und flexibel reagieren zu können. 

Die Vertragsabwicklung bringt für alle Parteien, die an der Vorbereitung und Umsetzung beteiligt sind unschätzbare Vorteile.

Für Sie als Veranstalter bedeutet die elektronische Unterschrift weniger Druck- und Papierkosten und keine Portokosten.

Reduzierung der Durchlaufzeit eines Vertrags-Dokumentes von Wochen auf Tage oder Stunden.

Die geringe Fehleranfälligkeit der digitalen Dokumente macht alles schneller und einfacher.

Außerdem kommen die Verträge direkt zu den Verantwortlichen, die sie auch signieren müssen.

Wenn sie einmal das Docusign System in Betrieb haben werden sie viele Anwendungsmöglichkeiten im eigenen Hause erkennen, wie etwa für Urlaubsanträge, NDA (Verschwiegensheitserklärungen), Anstellungsverträge regulär und auf Zeit. Das Akzeptieren von Arbeitsregelungen und Stundenzettel. 

Wenn ihr Unternehmen Office 365 oder Sharepoint nutzt, so können sie 
direkt über das System die Verträge versenden. 

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Stellen Sie sich vor Sie wüssten wie oft ein potentielle Vertragpartner die Unterlagen angeschaut hat, bevor er den Vertrag ausgefüllt hat.

Der Clou

Der Clou, diesen Signaturprozess können sie mühelos in die vorhandene IT-Struktur integrieren, da weder Software noch Hardware angeschafft werden muss!

Mit dem System des Weltmarktführers im Digital Transaction Management DocuSign bringen wir Rechtssicherheit und Nachhaltigkeit in  ihre Verträge!

Addon Nutzen

Es besteht die Möglichkeit für zusehen, wann und wie oft der Kunde das Dokument geöffnet hat, bis er es unterzeichnet hat. Hier könnte definiert werden, dass nach 3 Tagen nochmals eine automatische Aufforderung versendet wird, den Vertrag zu unterzeichnen.

Der Dienst kann automatisch Informationen aus bestehenden Business-Systemen weitergeben und macht das manuelle Eingeben von Daten überflüssig. Sie vermeiden Übertragungsfehler und die Prozesskosten können stark reduziert werden, da die Mitarbeiter für das Erstellen, Versenden, nachverfolgen, Zusammenführen und Handling von Dokumenten Zeit benötigen.

Dem Kunden entstehen keine Kosten! Für sie sind überschaubar, da nur nach sogenannten Cuverts (Umschläge mit mehreren Dokumenten) abgerechnet werden. Das Alles ohne die vorhandene IT-Struktur anzugreifen, da weder Software noch Hardware angeschafft werden muss.

Wir beraten, normieren ihre Vorgänge, richten die Plattform für Sie ein und schulen Ihre Mitarbeiter.

Wenn wir jetzt ihr Interesse geweckt haben, dann rufen Sie uns unter 0621 727-3000 an oder senden sie und eine E-Mail infomail@imc-germany.de.

Wir freuen uns von Ihnen zu hören, handeln Sie jetzt!

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